Hausverwaltung
ERP, Portale und Vorsortierung — ein Schwerpunkt von HMS.
casavi, Impower, Neovaro und Schnittstellen zu Immoware, DATEV, facilioo oder wowiport — neben Projekten für AgTech (Litfarms), SaaS (Poolpilot) und Immobilien (close2home). Hausverwaltung ist bei uns kein Alleinstellungsmerkmal, aber ein Bereich, den wir tief kennen: Eingänge vorsortieren, Vorgänge vorbereiten, Freigabe bei Ihnen.
Hausverwaltung besprechen
Was Hausverwaltungen 2026 am meisten belastet
Zwischen Posteingang, ERP-Wechsel und Mietererwartungen fehlt oft die Zeit, Systeme sauber zu verzahnen — bis Schnittstellen brechen oder das Team im manuellen Nacharbeiten versinkt.
Posteingang & Vorgangsflut
E-Mails, Portal-Meldungen und Telefonnotizen landen überall — und jeder Vorgang wird manuell angelegt. Ohne Vorsortierung verliert das Team Stunden pro Tag an Sortieren statt Entscheiden.
ERP-Migration & Systemwechsel
Wechsel zu casavi, Impower oder Neovaro, Abgang von Immoware oder facilioo: Daten, Mandanten und Historie müssen mit — ohne dass der laufende Betrieb stillsteht.
Mieterportal & Schnittstellen-Chaos
Portal, ERP, DATEV und Dienstleister sprechen nicht dieselbe Sprache. Doppelte Pflege, fehlende Buchungssätze und widersprüchliche Stände kosten Vertrauen bei Eigentümern und Mietern.
Fachkräftemangel in der Verwaltung
Weniger Köpfe, gleiche Objektanzahl — Routine frisst Kapazität für Strategie und Kundenkontakt. Wer nicht automatisiert, skaliert nicht.
Verwaltung die mitdenkt
KI-Vorsortierung mit Freigabe — DSGVO und EU AI Act im Blick.
Unser Ansatz: Systeme sortieren Eingänge vor, legen Vorgänge an und bereiten Antworten vor. Ihr Team prüft und gibt frei — keine vollautomatische Entscheidung ohne Mensch. Datenschutz und Transparenz sind eingebaut, nicht nachträglich aufgesetzt.
ERP & Portale — casavi, Impower, Neovaro
Einrichtung, Konfiguration und Anbindung an Ihre Abläufe — ob Neustart oder Migration aus Immoware, facilioo oder wowiport.
- Mandanten-, Objekt- und Rollenmodell sauber aufgesetzt
- Mieter- und Eigentümerportal mit klaren Self-Service-Pfaden
- Schulung und Übergabe an Ihr Verwaltungsteam
Schnittstellen & DATEV
Buchhaltung, Dienstleister und ERP sollen dieselben Zahlen sehen — ohne manuelles Nachpflegen in drei Systemen.
- DATEV-Schnittstellen und Export-Logik dokumentiert
- Anbindung Immoware, facilioo oder wowiport wo im Bestand
- Fehlerbehandlung und Monitoring bei Sync-Läufen
Vorsortierung & Automatisierung
Posteingang und Portal-Meldungen werden kategorisiert, priorisiert und als Vorgang vorbereitet — Antwort-Entwürfe warten auf Freigabe.
- Regelbasierte und KI-gestützte Vorsortierung (kein Autopilot)
- Freigabe-Workflow pro Vorgangstyp und Dringlichkeit
- Protokollierung: wer hat was wann freigegeben
DSGVO & EU AI Act — high level
Verarbeitung in der EU, klare Rollen, nachvollziehbare Entscheidungen — ohne Rechtsberatung zu ersetzen, aber mit technischen Guardrails.
- Keine vollautomatischen Entscheidungen bei personenbezogenen Fällen
- Dokumentation für Audits und Betroffenenanfragen vorbereitet
- EU AI Act: Transparenz bei KI-gestützter Vorsortierung eingeplant
Was im Leistungsumfang steckt
Modular buchbar — von ERP-Einführung über Schnittstellen bis Vorsortierung, typischerweise als Projektpaket mit festem Team.
ERP & Portal-Setup
casavi, Impower oder Neovaro: Einrichtung, Konfiguration und Go-live — abgestimmt auf Ihre Objektstruktur und Rollen.
Migration & Schnittstellen
Umzug aus Immoware, facilioo, wowiport oder Legacy-Excel — inklusive DATEV-Anbindung und Datenvalidierung.
Vorsortierung & Vorgangsassistent
Eingänge automatisch einordnen, Vorgänge anlegen, Entwürfe vorbereiten — Freigabe immer bei Ihrem Team.
Reporting & Eigentümer-Kommunikation
Auswertungen, Portal-Inhalte und transparente Status für Eigentümer — weniger Rückfragen, mehr Vertrauen.
So arbeiten wir
- 01
Bestandsaufnahme & Zielbild
Systeme, Prozesse, Schnittstellen und Engpässe — klare Priorität: Migration, Portal oder Vorsortierung zuerst.
- 02
ERP & Schnittstellen-Fundament
Kernsystem live, DATEV und Legacy-Anbindungen verzahnt — erst stabile Daten, dann Automatisierung.
- 03
Vorsortierung & Freigabe-Workflows
Posteingang und Portal angebunden, Regeln getestet, Team geschult — mit Abnahme vor Vollbetrieb.
- 04
Feinschliff & Betrieb
Reporting, Portal-Optimierung und schrittweise Erweiterung — ein Ansprechpartner, feste Preise, dokumentierte Entscheidungen.
Häufige Fragen
Arbeiten Sie nur für Hausverwaltungen?
Nein. Hausverwaltung ist ein Schwerpunkt — parallel betreuen wir AgTech (Litfarms), SaaS (Poolpilot), Immobilien (close2home) und KMU mit demselben Ansatz: Technik mitdenkt, Freigabe bleibt beim Kunden.
casavi, Impower oder Neovaro — können Sie alle?
Ja — wir richten das System ein, das zu Ihrer Größe und Ihren Schnittstellen passt. Migration aus Immoware, facilioo oder wowiport planen wir phasenweise mit Parallelbetrieb.
Ersetzt KI-Vorsortierung unsere Sachbearbeiter?
Nein. Sie sortiert vor, legt Vorgänge an und bereitet Entwürfe vor — jede Freigabe und jede inhaltliche Entscheidung bleibt bei Ihrem Team. Das ist bewusst so gebaut (DSGVO, EU AI Act).
Wie schnell sehen wir Entlastung im Posteingang?
Erste Vorsortierung und Freigabe-Workflows oft in 4–8 Wochen nach ERP-Fundament. Volle ERP-Migration dauert länger — typischerweise 3–9 Monate je nach Bestand und Schnittstellen.
Weniger Posteingang-Stress — mehr Zeit für Verwaltung
Beschreiben Sie kurz Ihre Systemlandschaft und Ihr drängendstes Thema — wir sagen Ihnen ehrlich, ob ERP, Schnittstellen oder Vorsortierung zuerst drankommt.
Unverbindliches Erstgespräch