Der EU AI Act ist kein Zukunftsthema mehr. Verbotene Praktiken gelten, General-Purpose-Modelle haben Pflichten — und für Hausverwaltungen rückt 2026/27 in den Blick, was bei KI-Vorsortierung, Bewerberauswahl oder automatisierten Antworten dokumentiert sein muss.
Die gute Nachricht: Ein Assistent, der E-Mails vorsortiert und Entwürfe schreibt, ist mit Human-in-the-Loop gut beherrschbar. Die schlechte: Blackbox-Automatisierung ohne Freigabe und ohne Logs ist 2026 ein Compliance-Risiko.
Was für Verwaltungen high-risk sein kann
Nicht alles ist reguliert gleich streng:
- KI-gestützte Mieter- oder Eigentümer-Screening-Entscheidungen: kritisch — Transparenz, Oversight, AGG beachten
- Biometrische Zutrittskontrolle: besonders sensibel (DSGVO + AI Act)
- Vorsortierung von Posteingängen, Ticket-Kategorien, Antwortentwürfe mit menschlicher Freigabe: überschaubar, wenn sauber dokumentiert
- Reine Buchhaltungs-OCR in Immoware & Co.: Anbieter-Pflichten + Ihre Deployer-Rolle klären
Der Unterschied ist nicht „KI ja/nein“, sondern ob die KI über Zugang zu Wohnraum oder über Personen entscheidet.
Deployer-Pflichten, die Sie jetzt vorbereiten sollten
Auch wenn einige Annex-III-Fristen auf Dezember 2027 verschoben wurden, lohnt sich Vorbereitung jetzt — Behörden und Versicherer fragen zunehmend nach Nachweisen:
- Inventar: Welche KI-Tools laufen wo (casavi AI, Immoware-OCR, Microsoft Copilot, eigene Agenten)?
- Risikobewertung pro Tool: Datenfluss, Speicherort EU, AVV, Training durch Dritte ja/nein
- Menschliche Kontrolle: Wer gibt frei? Wer kann stoppen?
- Protokolle: Was wurde wann automatisch vorgeschlagen vs. manuell versendet?
- Betroffeneninformation: Werden Mieter/Eigentümer informiert, wenn KI im Prozess ist?
Human-in-the-Loop ist kein Marketing
Freigabe muss technisch möglich sein — kein Auto-Send aus dem Modell heraus. Genau so setze ich KI-Vorgangsassistenten für Verwaltungen um: vorsortieren, entwerfen, Mensch klickt Senden.
Praxis: casavi, Immoware und Microsoft
Im Markt verschmelzen ERP (Immoware), Portal (casavi) und M365. Immoware liefert Buchhaltungsdaten, casavi die Kommunikation — KI-Module sortieren Tickets oder Anrufe vor. Microsoft investiert massiv in Copilot.
Ihre Architektur-Fragen 2026:
- Welches System ist „Source of Truth“ für Personendaten?
- Werden Prompts oder Dokumente zum Modelltraining genutzt? (Vertraglich ausschließen, wo nötig)
- Liegen Logs in DE/EU-Rechenzentren?
Fazit
Der AI Act bestraft nicht KI-Einsatz, sondern unreflektierten Einsatz. Wer 2026 dokumentiert, freigibt und EU-hostet, gewinnt Tempo ohne Haftungslotterie.
So unterstütze ich Sie
Ich mappe Ihre Prozesse auf casavi/Immoware, wähle DSGVO-konforme KI-Bausteine und implementiere Freigabe-Workflows. Unverbindliches Erstgespräch — mit klarer Einschätzung, was bei Ihnen wirklich high-risk ist.